Reeds jaren wordt er gestreefd naar een ‘paperless office’, echter voor vele bedrijven blijft dit een fictie. Wij sommen hier enkele mogelijkheden op om bedrijven te helpen dit te realiseren. Enkele van deze oplossingen vereisen een digitale transformatie van processen binnen de onderneming en gaan als extra voordeel gepaard met tijdswinst en besparing.
Als u uw facturen digitaal verstuurt naar uw klant, vermijdt u het afdrukken, frankeren en verzenden. Deze digitale copy kan ook bewaard worden in uw archieven. Vraag ook aan uw leveranciers dat zij u digitaal de facturen aanleveren.
Processen aanpassen voor een digitalisatie is een meer geavanceerdere stap. Diverse boekhoudpakketten laten toe dat, als u een digitale factuur ontvangt, u deze ook automatisch kan boeken in uw boekhoudpakket. Laat uw pakket dit niet toe, dan kan dit via een OCR tussenstap. Deze oplossingen zijn reeds beschikbaar vanaf 100 euro per maand. Biedt ook uw interventienota’s, leveringsbonnen en andere documenten digitaal aan uw klant aan.
Sommige oplossingen vereisen een digitale transformatie van processen binnen de onderneming en gaan als extra voordeel gepaard met tijdswinst en besparing.
Ondanks uw wens om meer te digitaliseren merkt u dat er toch nog veel wordt geprint. Een eenvoudige accounting software geeft u een beeld van wie, voor welke taak en van- uit welke applicatie print. Zo kan u papier verslindende processen herkennen en met prioriteit digitaliseren.
Heeft u toch nog papieren facturen of le- veringsnota’s, dan kan u deze voorzien van een barcode. Bij het scannen worden deze automatisch in de juiste archief map geplaatst of automatisch geboekt via de OCR software. Uw digitaal dossier.
Om te digitaliseren heeft u een scanner nodig. De meerprijs van een printer naar een multifunctional met scan mogelijkheid is dikwijls slechts 100 euro voor een A4 formaat. Zo biedt u uw personeel de mogelijkheid om meer te digitaliseren.
Onvermijdelijk dient er alsnog geprint te worden. Er bestaan innovatieve print oplossingen die de afdrukkost tot 50% verlagen. Een jaarlijkse audit van uw printvolume/apparaat biedt opportuniteiten tot kostenverlaging. Ga naar trius.be/paperlessoffice voor meer informatie.
Als managed print partner biedt TRIUS ondersteuning bij het optimaliseren van print contracten en processen. Onze innovatieve oplossingen helpen u bij het digitaliseren van uw processen. Alles start met een gratis
audit van de print & kopij omgeving van de klant stelt Bart Van De Sompel, sales director TRIUS. Zo brengen we de huidige omgeving in kaart en kunnen we advies uitbrengen dat snel resultaat oplevert.
Ook onze contract oplossingen bieden opportuniteiten tot kostenbesparing. Kent u bijvoorbeeld de pagewide producten die tot 50% goedkoper zijn in afdruk en beheer.